Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce. Akceptuję

Czy opłatę za usługi biur tłumaczeń można wnosić dopiero po wykonaniu zlecenia?

25 Maj 2014

Komentarzy

4
 Maj 25, 2014
 4
Kategoria O tłumaczeniach

Kwestia opłaty za usługi biur tłumaczeń jest uzależniona od polityki danego biura tłumaczeniowego, a także indywidualnych uwarunkowań pomiędzy firmą a usługobiorcą. W tej przestrzeni biura tłumaczeń posiadają pewną swobodę działalności.  Decyzje uzależnione są na ogół od woli osób zarządzających firmą. Każde biuro w sposób indywidualny wyznacza sobie cele i kierunki działania. Zarówno sfera finansowa, marketingowa jak i pracownicza zależy od osób, tworzących zarząd biura. W tej przestrzeni mieści się także kwestia uiszczania przez klientów opłat za realizowane zlecenia.

Złożenie zlecenia

Podstawą do jakichkolwiek ustaleń w sprawie opłaty za usługi jest złożenie przez klienta zlecenia na wykonanie tłumaczenia. Zlecenie klient składa osobiście w siedzibie firmy, lub przesyła je pocztą, drogą mailową, bądź faksem. Do niezbędnych warunków dla dalszej realizacji zlecenia należy złożenie przez klienta w siedzibie firmy, lub przesłanie zlecenia potwierdzającego zamówienie określonego tłumaczenia z podpisem osoby upoważnionej do reprezentowania zawartej umowy.

Zlecenie tłumaczenia można dokonać także drogą ustną. W takim przypadku konieczne jest złożenie wizyty w siedzibie biura. Biuro tłumaczeniowe może też zastrzec sobie prawo do dopełnienia przez klienta dodatkowych formalności, jak np. dostarczenie kopii firmowych dokumentów, zawierających KRS, NIP, czy wpis do EDG.

Po otrzymaniu tekstu firma powiadamia drogą e-mailową lub telefoniczną o cenie tłumaczenia i terminie jego wykonania. Wycena i termin są przesyłane zazwyczaj w ciągu kilu godzin od momentu otrzymania przez firmę wiadomości z tekstem przeznaczonym do tłumaczenia.  Należy pamiętać, że wycena ma często charakter szacunkowy, będąc opartą jedynie na ilości znaków przesłanego tekstu.

Regulamin źródłem informacji klienta

Wszelkie informacje dotyczące zapłaty powinny być umieszczone w regulaminie biura tłumaczeń językowych. Przed zawarciem umowy z biurem tłumaczeniowym zalecane jest uważne przeczytanie regulaminu. W regulaminie powinniśmy znaleźć informację o zobowiązaniu się firmy do wykonania  usługi w terminie ustalony z osobą zamawiającą tłumaczenie, a także z najwyższą dbałością o poprawność stylistyczną, merytoryczną i leksykalną.

Kiedy opłata za zlecenie?

Ze względu na rozbieżności w polityce stosowanej przez firmy tłumaczeniowe ciężko jest jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, kiedy klient musi wnieść opłatę za realizowane zlecenie. W tym wypadku warto dokładnie przeanalizować regulamin firmy tłumaczeniowej, w którym znajdziemy odpowiedź na wszystkie nurtujące nas pytania.

Coraz częściej przyjmowaną przez biura tłumaczeń formą rozliczenia jest opłata za wykonane tłumaczenie dopiero po jego realizacji, według wytycznych przedstawionych przez klienta. Dzieje się tak ze względu na fakt, że koszt w trakcie realizacji tłumaczenia może ulec zmianie, dlatego firmy tłumaczeniowe wystawiają faktury dopiero po realizacji zlecenia. Dzięki temu mogą one uniknąć późniejszych rozliczeń z przedpłaty, która została przekroczona, lub roszczeń dotyczących dopłaty, w przypadku zwiększenia objętości tłumaczonego tekstu. Tym samym płatność za usługi tłumaczeniowe klient wnosi dopiero po wykonaniu zlecenia.

Niektóre firmy mając na względzie wcześniejsze nieprzyjemne doświadczenia, mogą w oparciu o swój regulamin zażądać wcześniejszej opłaty za wykonanie zlecenia, bądź jedynie jej części w postaci zaliczki.  Jeśli jednak spotka nas tego rodzaju sytuacja nie powinniśmy sądzić, że tego rodzaju strategia firmy ma na celu oszukanie nas.  Zazwyczaj tego rodzaju polityka wynika z niekorzystnych doświadczeń firmy z innymi klientami, kiedy to mogły występować problemy z terminową zapłatą za wykonaną usługę.

Bardzo często w przypadku nowych klientów, lub kolejnych zleceń dokonywanych przez klientów, którzy  nie płacili w terminie biuro tłumaczeń może pobrać przedpłatę w wysokości stu procent szacownego kosztu usługi. Z oczywistych względów klient nie musi obawiać sytuacji, w której przepłaci. Chroni go w tym przypadku prawo. Każda przedpłata zostaje skrupulatnie rozliczona przez firmę tłumaczeniową, po zakończeniu realizacji tłumaczenia.  Różnicę jaka zaszła pomiędzy oszacowanym na początku przez firmę kosztem, a kosztem faktycznym firma tłumaczeniowe ma obowiązek zwrócić klientowi. Działa to jednak także w odwrotną stronę. W przypadku niedopłaty, firmy tłumaczeniowe doliczają ostateczny koszt do rachunku klienta.

Czasem opłata przed realizacją zlecenia może być też uzależniona od profilu marketingowego, jaki przyjęła dana firma. Niektóre firmy korzystając z możliwości najnowszych technologii oferują zamówienie usługi za pośrednictwem formularza zamieszczonego na stronie internetowej. W takim przypadku klient za pomocą specjalnego formularza załącza plik tekstu, który chce przetłumaczyć i wybiera język tłumaczenia. Po otrzymaniu orientacyjnej wyceny, aby zlecenie mogło przejść do fazy realizacji konieczne jest dokonanie opłaty za tłumaczenie.

Oczywiście zdarzają się również sytuacje kiedy biuro tłumaczeń godzi się na specjalne warunki przedstawione przez klientów. Zazwyczaj są one realizowane w przypadku stale współpracujących z firmą klientów, lub podczas realizacji większych zleceń.

Widzimy zatem, że problem opłaty za zlecenie, jest kwestią płynną, indywidualną dla strategii każdej firmy. Konieczne jest zatem odpowiednie rozeznanie rynku tłumaczeniowego, dokładna analiza ofert i regulaminów interesujących nas firm, a także kwestia indywidualnego podejścia do klienta.

Szczegóły płatności za zlecenie

Klient dokonuje płatności za zrealizowane zlecenie na podstawie wystawionej przez biuro tłumaczeniowe faktury VAT.  Kwota jest podyktowana ilością stron wynikowych, na które składa się  z kolei liczba znaków ze spacjami, otrzymana dzięki specjalnej funkcji w edytorze tekstu według statystyki wyrazów. Płatność za wykonane tłumaczenie usługobiorca uiszcza gotówką w siedzibie firmy lub przelewem na numer rachunku podany na fakturze. Jednak zdecydowanie najchętniej wybieraną przez firmy formą płatności jest przelew na firmowe konto.

Podobnie jak w przypadku dylematu kiedy należy zapłacić za usługę tłumaczeniową, płynnym wydaje się być także termin zapłaty za zamówione zlecenie. O ile w przypadku przedpłaty jest on rzeczą zrozumiałą i nie podlegającą dyskusji, to w sytuacji opłaty po realizacji zlecenia przestaje już on być na tyle oczywisty. Zazwyczaj terminem zapłaty za wystawioną fakturę VAT, ustalanym przez firmy tłumaczeniowe jest okres od 7 do 14 dni. Od tej reguły istnieje również odstępstwo, zwłaszcza w przypadku stałych klientów, bądź większych zamówień. W takiej sytuacji klient może negocjować z firmą tłumaczeniową wydłużenie terminu zapłaty za zrealizowane tłumaczenie. Według ustawy z 28 kwietnia 2013 r. regulującej rozliczenia pomiędzy zleceniobiorcami a klientami, klient może próbować negocjować z firmą tłumaczeniową maksymalny czas na zapłatę faktury VAT.  Obowiązujące prawo wyznaczyło granicę w wysokości 60 dni na zapłatę faktury. Tego rodzaju forma rozliczenia wymaga jednak indywidualnych ustaleń z osobami zarządzającymi daną firmą tłumaczeniową.

  • Anastazja1K3

    Myślę, że takim kompromisem może być zaliczka, nawet w małej formie. To zawsze daje margines bezpieczeństwa dla tłumacza, że niekoniecznie zostanie oszukany. Jednak to zawsze kwestia do ustalenia indywidualnie między stronami.

    • bogusia-wawa

      Też uważam, że jeśli pierwszy raz ze sobą współpracujemy, to zaliczka jest dobrym kredytem zaufania. Mamy zawsze jakieś zabezpieczenie, bo możemy spotkać naprawdę różnych ludzi.

  • Roberto

    Rzeczywiście zapłata po zleceniu wydaje się być jak najbardziej uzasadniona, gdyż w trakcie zlecenia tłumacz może napotkać pewne trudności i trzeba jeszcze raz dokonać wyceny. Taka forma zapłaty, która jest finalna, ostateczna, wyklucza nerwowe sytuacje związane z roszczeniami stron, gdy klient już zapłacił a się okazało że to jednak nie cały koszt.

    • margolettka

      To też na pewno bardziej mobilizuje, ponieważ wiemy, że dopóki nie wykonamy zlecenia to nie zobaczymy pieniędzy. A kiedy dostajemy zapłatę z góry, a nagle zdarzy się jakiś wypadek losowy i nie będziemy w stanie oddać pracy w terminie, to niestety zrodzi to problemy.